Was kostet ein Krankheitstag? So berechnen Sie die Kosten für Ihr Unternehmen
Rund 20 Fehltage pro Kopf und Jahr: Was Krankheitstage ein Unternehmen wirklich kosten, wie Sie die Zahl für Ihren Betrieb berechnen und warum schon ein Tag weniger viel bewirkt.
31. Oktober 20267 Min. Lesezeit
Ein Mitarbeiter meldet sich krank – im Alltag ist das ein Anruf am Morgen und eine kurzfristige Umplanung. In der Summe ist es einer der größten versteckten Kostenblocks in deutschen Unternehmen. Laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) waren Beschäftigte 2024 im Schnitt rund 20,8 Tage arbeitsunfähig – fast vier Tage mehr als noch 2020. Doch was kostet ein einzelner Krankheitstag Ihr Unternehmen konkret?
Die Zahlen für Deutschland
- 881,5 Millionen Arbeitsunfähigkeitstage zählte die BAuA für das Jahr 2024.
- Rund 134 Milliarden Euro betrugen die Produktionsausfallkosten, also die Lohnkosten für nicht geleistete Arbeit.
- Rund 227 Milliarden Euro Bruttowertschöpfung gingen der Volkswirtschaft verloren.
- Rund 82 Milliarden Euro zahlten Arbeitgeber laut Institut der deutschen Wirtschaft (IW) 2024 allein für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, inklusive Sozialversicherungsbeiträgen.
Teilt man diese Summen durch die Zahl der Fehltage, ergibt sich ein Durchschnitt von etwa 150 Euro Lohnkosten und rund 250 Euro verlorener Wertschöpfung pro Krankheitstag. Das ist ein Mittelwert über alle Branchen – in Ihrem Betrieb kann der Wert deutlich höher liegen.
Direkte Kosten: die Entgeltfortzahlung
Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz zahlen Arbeitgeber bei Arbeitsunfähigkeit bis zu sechs Wochen lang das volle Gehalt weiter, je Erkrankung. Dazu kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Diese Kosten lassen sich gut berechnen:
Faustformel: (Bruttomonatsgehalt × 12 + Arbeitgeberanteile) ÷ Arbeitstage pro Jahr = direkte Kosten je Fehltag
Beispiel: Bei einem Bruttogehalt von 3.800 Euro im Monat und rund 21 Prozent Arbeitgeberanteilen ergeben sich etwa 55.200 Euro Personalkosten im Jahr. Geteilt durch rund 220 Arbeitstage sind das gut 250 Euro pro Krankheitstag – nur für das Gehalt, das ohne Gegenleistung weiterläuft.
Indirekte Kosten: der Teil, den niemand bucht
Die Entgeltfortzahlung ist nur die Spitze des Eisbergs. Hinzu kommen Kosten, die in keiner Buchhaltung als „Krankheit“ auftauchen:
- Mehrarbeit und Überstunden im Team, um Ausfälle aufzufangen
- Leih- oder Aushilfskräfte und deren Einarbeitung
- Verzögerte Aufträge, Vertragsstrafen oder verlorene Kunden
- Qualitätsprobleme und Fehler, wenn Aufgaben kurzfristig übernommen werden
- Folgeausfälle: Wer dauerhaft für andere einspringt, ist selbst stärker belastet
Je kleiner das Team und je spezialisierter die Aufgaben, desto stärker schlagen diese indirekten Kosten durch. In vielen Betrieben liegen die tatsächlichen Kosten eines Fehltags deshalb deutlich über dem reinen Gehalt.
Präsentismus: krank am Arbeitsplatz
Nicht jeder Ausfall ist sichtbar. Wer trotz Erkältung, Schlafmangel oder Dauerstress zur Arbeit kommt, ist zwar anwesend, aber deutlich weniger leistungsfähig – und steckt im Zweifel Kolleginnen und Kollegen an. Dieser sogenannte Präsentismus taucht in keiner Fehlzeitenstatistik auf, verursacht aber ebenfalls spürbare Produktivitätsverluste. Gute Prävention setzt deshalb nicht erst an der Krankmeldung an, sondern bei Energie, Erholung und Belastung im Alltag.
Rechenbeispiel: ein Betrieb mit 50 Mitarbeitenden
- 50 Mitarbeitende × 20 Fehltage = 1.000 Fehltage pro Jahr
- 1.000 Fehltage × 250 Euro direkte Kosten = rund 250.000 Euro pro Jahr
- Hinzu kommen die indirekten Kosten und die verlorene Wertschöpfung.
Und jetzt die gute Nachricht: Gelingt es, die Fehlzeiten nur um einen Tag pro Kopf zu senken, sind das 50 Fehltage weniger – und eine Ersparnis von rund 12.500 Euro allein an direkten Kosten. Bei zwei Tagen sind es schon 25.000 Euro. Damit finanziert sich ein durchdachtes Gesundheitsprogramm in vielen Fällen von selbst.
Ihre eigene Rechnung in drei Schritten
- Fehltage erfassen: Wie viele Krankheitstage hatte Ihr Unternehmen im letzten Jahr? Die Lohnbuchhaltung oder die Krankenkassen-Auswertung liefert die Zahl.
- Tageskosten berechnen: Durchschnittliche Personalkosten pro Jahr inklusive Arbeitgeberanteilen durch die Arbeitstage teilen.
- Multiplizieren und ergänzen: Fehltage × Tageskosten ergibt Ihre direkten Kosten. Schätzen Sie zusätzlich den Aufwand für Vertretungen und Mehrarbeit.
Sie möchten das nicht selbst ausrechnen? Auf unserer Seite für Unternehmen zeigen wir, wie sich Fehlzeiten auf Ihr Ergebnis auswirken und wo Prävention ansetzt.
Wo Prävention am meisten bringt
Die häufigsten Ursachen für Fehltage sind Atemwegserkrankungen, Muskel-Skelett-Beschwerden und psychische Belastungen. Gerade bei den beiden letzten lässt sich mit betrieblicher Gesundheitsförderung viel erreichen:
- Bewegung und Ergonomie gegen Rücken- und Nackenbeschwerden
- Stressbewältigung, Atemtechniken und Pausenkultur gegen Überlastung
- Schlaf und Erholung als Basis für Leistungsfähigkeit und Immunsystem
- Ernährung und Trinken für stabile Energie über den Arbeitstag
Wie Sie das strukturiert angehen, lesen Sie in unserem BGM-Leitfaden für KMU. Und wie Sie Maßnahmen bis zu 600 Euro pro Kopf steuerfrei finanzieren, erklärt der Beitrag zum Gesundheitsfreibetrag.
Häufige Fragen
Wie hoch ist der durchschnittliche Krankenstand in Deutschland?
2024 waren Beschäftigte laut BAuA im Schnitt 20,8 Tage arbeitsunfähig. Je nach Branche, Krankenkasse und Altersstruktur schwanken die Werte deutlich.
Wie lange zahlt der Arbeitgeber bei Krankheit das Gehalt?
In der Regel bis zu sechs Wochen pro Erkrankung. Danach zahlt die Krankenkasse Krankengeld.
Wie kann ich Fehlzeiten in meinem Unternehmen senken?
Am wirksamsten ist eine Kombination aus Analyse, gezielten Gesundheitsmaßnahmen und guten Arbeitsbedingungen. Einzelaktionen verpuffen meist, ein regelmäßiges Programm mit klaren Zielen wirkt nachhaltig.
Rechnen wir es gemeinsam durch
In einem unverbindlichen Strategiegespräch schauen wir uns Ihre Ausgangslage an und zeigen, welche Maßnahmen sich für Ihr Unternehmen lohnen. Oder schreiben Sie uns über das Kontaktformular.
Quellen: Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA): Volkswirtschaftliche Kosten durch Arbeitsunfähigkeit 2024; Kassenärztliche Bundesvereinigung: Zahlen & Fakten zur Arbeitsunfähigkeit; Institut der deutschen Wirtschaft (IW): Entgeltfortzahlung 2024; Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Rechenbeispiele vereinfacht, eigene Berechnung.
Lukas Krumpe
